Guía de alta y primeros pasos

Dos recorridos cortos: el del admin de la empresa (unos 15 minutos) y el de cada empleado (unos 5). La app se descarga gratis; para usarla hace falta la invitación de tu empresa.

Actualizado

Admin · 1. Recibe la invitación

  1. Te llega un correo de hola@acotia.com con el asunto «[Empresa] te invita a Acotia». Si no está, mira en spam.
  2. Caduca a los 14 días. Si caduca, escribe a hola@acotia.com y la reenvían.
  3. Acotia no tiene alta propia: las empresas entran por invitación, al empezar el piloto.

Admin · 2. Descarga e instala

  1. Pulsa «Aceptar invitación» o entra en la página de descarga y baja la versión de tu sistema.
  2. macOS: la primera vez dirá que no puede verificar al desarrollador, porque la app aún no está firmada. Ajustes del Sistema → Privacidad y seguridad → «Abrir igualmente».
  3. Windows: «Windows protegió su PC» → «Más información» → «Ejecutar de todas formas».

Admin · 3. Entra

  1. Vuelve al enlace del correo y pulsa «Abrir en Acotia». Si no se abre sola, en la app ve a la pestaña «Tengo una invitación» y pega el enlace o el código.
  2. Entra con la cuenta del email invitado: «Continuar con Google», «Continuar con Microsoft» o contraseña («Crear cuenta y unirme», mínimo 8 caracteres; te pedirá un código que llega por correo).
  3. Si entras con otra cuenta, la app te lo dice: cierra sesión y entra con la correcta.
  4. Recomendado: activa la verificación en dos pasos desde tu perfil.

Admin · 4. Conecta la clave de tu proveedor de IA

  1. Acotia no pone los modelos: usa la cuenta de empresa que ya tengas en OpenAI, Anthropic, Google o Mistral. El consumo lo pagas a tu proveedor, sin recargo de Acotia.
  2. Crea o localiza una clave de API de esa cuenta. En Administración → Proveedores, cada tarjeta enlaza a la página donde se consigue.
  3. Pégala y pulsa «Guardar y comprobar». Si el proveedor la rechaza, no se guarda y se explica por qué.
  4. Elige el «Modelo por defecto» y apaga los que no quieras ofrecer. Opcional: pon un límite mensual en Presupuestos.
  5. La clave se cifra y se guarda en el servidor de Acotia (UE). Nunca la pegues en un chat ni en un correo.

Admin · 5. Invita a las personas

  1. Administración → Personas → Invitar. Escribe uno o varios emails, el rol (miembro o administrador/a) y, si quieres, un equipo.
  2. Cada persona recibe el mismo correo que tú. En la pestaña Invitaciones puedes reenviar, copiar el enlace o revocar.
  3. Las plazas del piloto cuentan personas e invitaciones pendientes.

Admin · 6. Carpeta sensible y política

  1. En el panel derecho → Seguridad eliges una carpeta de tu equipo para cada zona (Trabajo y Sensible). Acotia solo lee dentro de esas carpetas.
  2. En Administración → Perímetro, la política empieza en modo auditoría: registra y mide, sin cambiar nada.
  3. Cuando lo tengas claro, pásala a «Activo: aplicar reglas» para que IBAN, NIF y demás datos salgan enmascarados.
  4. El registro anota cada petición (modelo, tokens, coste, datos detectados) sin el texto de los chats.

Empleado · 1. Invitación e instalación

  1. Tu admin te invita y te llega un correo de hola@acotia.com. Mira en spam si no aparece.
  2. Pulsa «Aceptar invitación» y descarga la app para tu sistema desde la página de descarga.
  3. macOS: «Abrir igualmente» en Ajustes del Sistema → Privacidad y seguridad. Windows: «Más información» → «Ejecutar de todas formas». La app aún no está firmada y por eso salta el aviso.

Empleado · 2. Entra

  1. Vuelve al correo y pulsa «Abrir en Acotia», o pega el enlace en la pestaña «Tengo una invitación».
  2. Entra con Google, Microsoft o contraseña, siempre con el email al que llegó la invitación.

Empleado · 3. Primer chat

  1. Escribe lo que pedirías a un compañero: «redacta un correo para…», «resume este texto», «revisa esta cláusula».
  2. Para probar, usa datos inventados: antes de enviar verás qué datos sensibles se enmascararían.
  3. No hace falta pagar nada: la empresa pone los modelos. Tu admin ve el uso y el coste, no lo que escribes.

Empleado · 4. Adjuntos y carpeta sensible

  1. Adjunta archivos con el clip del chat.
  2. Cada chat va en una de dos zonas, que se elige arriba del chat: Trabajo (el día a día) o Sensible (contratos, nóminas, expedientes). En Sensible se aplica siempre la regla más estricta de la empresa, y un chat sensible lo es para siempre.
  3. Si tu empresa usa carpetas, elige una por zona en el panel derecho → Seguridad.

Preguntas frecuentes

No me llega el correo de invitación

Mira en spam. Si no está, escribe a hola@acotia.com y te damos el enlace directo.

«La invitación ha caducado»

Las invitaciones duran 14 días. Pide a tu admin que la reenvíe (Administración → Personas → Invitaciones) o escribe a hola@acotia.com.

«Esta invitación es para otro email»

Cierra sesión y entra con el email al que llegó la invitación, con Google, Microsoft o contraseña.

El sistema dice que no puede verificar la app

La app aún no está firmada. En macOS: Ajustes del Sistema → Privacidad y seguridad → «Abrir igualmente». En Windows: «Más información» → «Ejecutar de todas formas».

«El proveedor rechazó la clave»

Revisa que sea una clave de la cuenta de empresa, que no tenga espacios al pegarla y que la cuenta tenga saldo y permisos.

No puedo chatear

Comprueba que hay un proveedor conectado y un modelo habilitado en Administración → Proveedores. Si no eres admin, avisa al tuyo.

He olvidado la contraseña

En la pantalla de entrada pulsa «He olvidado la contraseña»: llega un código por correo para crear una nueva.

¿Puedo crear mi propia empresa?

Ahora no. La app se descarga gratis, pero las empresas entran por invitación. Si la tuya aún no usa Acotia, pide un piloto.

Empieza con un piloto.

Cuéntanos cómo usa IA tu equipo hoy. En una llamada te decimos si un piloto tiene sentido.

Solicitar piloto→ o escribe a hola@acotia.com