La diferencia entre una respuesta mediocre de la IA y una que te ahorra una hora suele estar en cómo se lo pides. Un prompt, la instrucción que escribes, funciona como un encargo a un compañero muy rápido que no conoce tu empresa, ni a tus clientes, ni el contexto de lo que estás haciendo. Cuanto mejor sea el encargo, mejor será el resultado.
No hace falta aprender trucos ni fórmulas mágicas. Basta con aplicar ocho hábitos sencillos que cualquier persona del equipo puede adoptar desde hoy.
1. Da contexto: quién eres y para quién es
La IA no sabe si escribes para un cliente de toda la vida o para un juzgado. Empieza diciendo en qué tipo de organización trabajas, cuál es tu papel y quién va a leer el resultado.
Compara estas dos peticiones:
La segunda da a la IA lo que necesita para acertar con el tono, la longitud y el contenido.
2. Define la tarea con un verbo concreto
«Ayúdame con este contrato» admite cien interpretaciones. «Resume», «enumera», «compara», «reescribe en un tono más formal», «detecta contradicciones» o «propón tres títulos» dejan claro qué esperas. Si la tarea tiene varias partes, enuméralas en orden.
3. Aporta el material, sin datos personales
La IA trabaja mucho mejor cuando le das el texto sobre el que tiene que trabajar en lugar de pedirle que lo imagine. Pega el fragmento relevante, el borrador o los puntos clave.
Antes de hacerlo, quita lo que no hace falta: nombres, DNI, IBAN, direcciones, teléfonos, datos de salud. Sustitúyelos por etiquetas como «Cliente A» o «el trabajador». La respuesta será igual de útil y no habrás compartido información de nadie.
4. Pide un formato
Si necesitas una tabla, dilo. Si el texto tiene que caber en un mensaje de móvil, indica la longitud. Algunos formatos que funcionan bien:
- «En una tabla con tres columnas: concepto, plazo y quién lo hace».
- «En cinco viñetas de una línea cada una».
- «En un correo de menos de 120 palabras, con un asunto».
- «Primero un resumen de dos frases y después el detalle».
5. Marca límites y criterios
Di lo que no quieres tanto como lo que quieres: «sin tecnicismos», «sin prometer plazos», «no inventes datos que no estén en el texto», «usa el tratamiento de usted». Si hay una norma o un criterio interno que debe respetar, menciónalo.
6. Pide que señale dudas y fuentes
Los modelos de lenguaje tienden a responder siempre con seguridad, incluso cuando no tienen información suficiente. Puedes contrarrestarlo pidiendo expresamente:
- «Si te falta información para responder bien, pregúntame antes de escribir».
- «Indica de dónde sale cada dato y marca lo que no puedas confirmar».
- «Si hay varias interpretaciones posibles, enuméralas».
7. Itera en lugar de empezar de cero
La primera respuesta rara vez es la definitiva. En lugar de abrir otro chat, pide ajustes concretos: «más corto», «el segundo párrafo suena demasiado comercial», «añade un ejemplo», «ahora adáptalo para un cliente empresa». Cada vuelta aprovecha el contexto de la anterior.
8. Comprueba antes de usarlo
La IA es una herramienta de borrador, no una fuente de verdad. Revisa cifras, fechas, nombres y referencias legales antes de enviar o firmar nada. Cuanto más importante sea el documento, más a fondo hay que revisarlo.
Una plantilla para empezar
Si te cuesta arrancar, esta estructura recoge los ocho hábitos en un solo bloque. No hace falta rellenar todos los apartados cada vez: con los tres primeros ya notarás la diferencia.
Guárdala en un documento compartido y anima al equipo a adaptarla a sus tareas. Con el tiempo, cada área tendrá sus propias versiones, y las personas que se incorporen aprenderán a usar la IA mucho más rápido.
Ejemplos de prompts por sector
Estos ejemplos están pensados para copiarlos y adaptarlos. Ninguno necesita datos personales para funcionar.
Gestorías y asesorías
Despachos de abogados
Clínicas y centros de salud
Recursos humanos
Equipos comerciales
Errores frecuentes
- Pedir demasiado en una sola petición. Divide las tareas grandes en pasos.
- No leer la respuesta entera. Los errores suelen estar en los detalles.
- Pegar documentos completos con datos de clientes. Casi nunca hacen falta para la tarea.
- Fiarse de una cita o una cifra sin comprobarla. La IA puede inventarlas con toda naturalidad.
- Guardar los buenos prompts solo en la cabeza. Si un prompt funciona, compártelo con el equipo.
Convierte los buenos prompts en un activo del equipo
Cuando alguien encuentra la forma de pedir algo que funciona, ese prompt tiene valor para toda la organización. Recopilar los mejores en una biblioteca compartida, con una línea que explique para qué sirve cada uno, ahorra tiempo a todo el equipo y hace que los resultados sean más coherentes.
Si quieres que tu equipo trabaje así con la IA, con los prompts que funcionan a mano y los datos de los clientes protegidos, plataformas como Acotia protegen los datos antes de enviarlos a la IA y ayudan a mejorar y compartir los prompts del equipo.